Лара Покровская
психолог, травма-терапевт

Планировщики

12.05.2020 09:42 22

С тех пор как я научилась отделять то, на что могу влиять, от того, что неподвластно моему контролю, я стараюсь сделать максимально удобными для себя те области, где мое влияние уместно и возможно. Тайм-менеджмент, планирование дел, структурирование дня, различные инструменты, делающие мой день наиболее эффективным – мое всё. Потому что, благодаря всему этому (в том числе), мне удается заботиться о себе и своем отдыхе.

В этом посте я расскажу об одном из моих инструментов – о планировщиках.

Функциональные планировщики – мои помощники. Чем минималистичней, тем лучше. Чтобы ничего не отвлекало от написанного. Посмотрел – увидел. Чтобы были под рукой, чтобы легко было записать и легко потом найти. На данный момент планировщиков у меня 3.

1. Планировщик на магнитно-маркерной доске в клеточку (доска размером 90*120). Я расчерчиваю стандартную неделю с понедельника по воскресенье. Столбцы – дни, строки – время. Затем начинаю заполнять доску, используя разноцветные маркеры. В конце каждого дня я стираю записи, касающиеся исключительно его (оставляя те записи, что одинаковы еженедельно в этот день – постоянных клиентов, например, или Сашины занятия с репетиторами), сразу рисую планы на этот день следующей недели. Получается, что на доске я вижу планы не на неделю с понедельника по воскресенье, а на 7 ближайших дней. Мне это очень удобно.

Синим цветом записываю Сашкины дела, в которых так или иначе должна поучаствовать я: свозить на кружок, организовать присутствие Саши в скайпе на занятиях с репетиторами, свозить к врачу, на детский ДР и тп.

Зеленым – дела Егора, в которых важно мое участие. В основном это напомнить ему что-то. Раньше напоминала, что «сегодня» (а потом – «через пару минут») начинается скайп с репетитором по такому-то предмету. Сейчас – что через 10 минут выходить к врачу (например) или ехать забирать Сашу с танцев (он делает за меня эту работу периодически).

Черным маркером отмечаю мои личные дела. Это, например, поездки к психотерапевту, маникюр-педикюр, стрижка, биодинамика, занятия цигун, встречи с подругами, учебные двухдневки, интервизии…
И красным записана моя работа. Назначенные сессии с клиентами (все зашифровано, посторонний не поймет, с кем встреча), прямые эфиры, вебинары, супервизия, свободные окошки для консультирования и терапии.

Когда я заполню доску всем необходимым, мне важно (даже жизненно необходимо), чтобы на ней все еще оставался «воздух». Это свободное время, которое я буду тратить на общение с детьми и мужем, на тупку в интернете, на гостей, на поездки в магазины или встречи с подругами, на разовые консультации, на полежать в ванне или пригласить мастера по маникюру-педикюру.

Как я добиваюсь, чтобы оставался «воздух», это отдельная интересная история, и она про заботу о себе и про стремление не допустить свое выгорание. Может и об этом напишу потом.

Почему именно магнитно-маркерная доска мне удобна для планирования ближайшей недели - маркеры удобно стереть и написать другое. В работе бывают отмены и переносы, бывают разовые консультации, так что стирабельные маркеры прекрасны. Кроме того, мне важно, чтобы все было написано крупно (у меня дальнозоркость, и вблизи я вижу плохо, поэтому нужен очень крупный шрифт), поэтому доска большая и висит рядом с рабочим столом и рядом же с местом, где принимаю клиентов.

2. Следующий планировщик повторяет структуру магнитно-маркерного, с той лишь разницей, что он расчерчен не на ближайшие 7 дней, а на календарный месяц.

Его сверстала Лена Онюшкина - моя подруга-иллюстратор, которая рисует для «Под зонтом» все эти прекрасные картинки с человечками и зонтиками (кто не видел – велкам на сайт http://podzontom.club, шапка сайта меняется в зависимости от времени года , рассказывая историю в картинках о человечках и их взаимоотношениях). Лена сделала этот планировщик специально по моей просьбе и для моих нужд. Формат А3, на твердых листах.

Это сетка на месяц, сродни календарю, но в окошках каждого числа я пишу то, что запланировано в определенное время. Не привязанные ко времени дела сюда не записываю.

Лист лежит у меня на рабочем столе, с него я переношу информацию на магнитно-маркерную доску, когда приходит время конкретного дня. Записи делаю черной ручкой, при необходимости изменений пользуюсь корректором-«мышкой».

3. Недатированный ежедневник с разлиновкой.
Красивый такой, приятный на ощупь, тяжеленький. Формат А4, с ленточкой-закладкой. В прошлом году был яркий красный, в 2019м – благородный синий. Обожаю. Надеюсь, что когда этот закончится, в магазине снова будет продаваться такой же.

В этот ежедневник я пишу не только те дела, что привязаны ко времени, но и просто планы, которые хочу осуществить в течение дня. Ну что-то типа «Написать статью на такую-то тему», «Позвонить туда-то узнать то-то», «Записаться к косметологу», «Записать ребенка к врачу», «Принять витамины», «Стирка – 2», «Пропылесосить», «Списаться с клиентом таким-то по поводу…». Сюда же вписываю какие-то дела из списков дел, о которых уже упоминала в другом посте («работа», «дети», «для себя», «сделать мужу» (те дела, которые может сделать только он), «купить в дом»).

Несколько раз в течение дня просматриваю ежедневник, сделанное отмечаю галочками, несделанное освежаю в памяти, а в конце дня отмечаю прочерками. Пролистываю предыдущие дни (очень бегло), чтобы понять, есть ли динамика, не увеличивается ли количество прочерков. Если да, то почему.

В ежедневник дела вношу иногда на неделю вперед (и дополняю по мере необходимости), а иногда на ближайшие 1-2 дня. Зависит от того, чего моей душеньке хочется 

Теперь про количество времени, которое уходит на все это.

Магнитно-маркерная доска и настольный лист-планировщик А3 не требуют времени как такового. Появилось дело – вписала. Нет системной работы с ними.

А на перенос дел в ежедневник уходит время, но, на мой взгляд, очень немного. От 5 до 15 минут в день (15 – если на неделю вперед дела вписать).

А вот что занимает много времени – это стратегическое планирование целей и задач. Но происходит это редко (раз в полгода-год) и это совсем уже другая история. Если интересно, маякните в комментариях – расскажу отдельным постом.

Пробовала использовать гугл-календарь, но не прижился. Я вообще «бумажный человек» (он же динозавр). В том смысле что я предпочитаю бумажные книги и журналы электронным, бумажные планировщики разным приложениям на девайсах. Ну нравится мне трогать обложки и страницы руками, писать ручкой (не много, конечно. Для «много» мне нравится Word на компе).

А как у вас? Чем пользуетесь, что вам удобно?

Текст: Лара Покровская, психолог.